Update from the Supervisory Committee:

What is our path towards a socially safe TU Delft?

Over the past few months, we have been working intensely on social safety at TU Delft. It is a topic that requires all of our attention, not just now, but on an ongoing basis. Even after 15 May, the day when the plan for change will be submitted to the Education Inspectorate.

Valuable input

A lot of input has been gathered over the past few weeks. Colleagues and students have shared valuable insights and ideas, expressed concerns and exchanged experiences. They did so at dedicated meetings, in-depth sessions, or regular (team) meetings, but also during informal gatherings in coffee corners and corridors. The suggestion box alone received over 320 responses.

Professor Naomi Ellemers, an organisational psychologist at Utrecht University and chair of the Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences’ advisory committee on social safety at Dutch universities, also shared useful insights and ready-made guidance during a meeting with our department heads, faculty secretaries, deans and the Executive Board.

With the Mindlab theatre show, we engaged with managers on what makes a pleasant and safe working environment, how we can work together on it and what everyone’s responsibilities are.

By creating an environment in which dilemmas can be discussed, there is room for an open dialogue to take place.

Embedding reactions

A common reaction from colleagues and students over the last few weeks has been not to move too quickly towards ready-made solutions. After all, (cultural) change is not possible without acknowledging what is going wrong. You can’t just gloss over it. That is why it is important to acknowledge the suffering that people in our university have experienced or are still experiencing. The first step is to make space, to stop, to listen and to reflect. Only then can we really talk about the future. About what it will take to make TU Delft socially safer.

Action versus change

The intended action plan for the inspectorate has therefore become a plan for change. It is a document that we will continue to develop and flesh out together, even after it has been submitted to the Inspectorate. The plan, which will be submitted to the inspectorate on 15 May, already takes into account as much as possible of the input gathered in recent weeks. Input that cannot be included now, will be used at a later stage in the change process.

A first version of the change plan has now been circulated and many colleagues have been able to provide feedback. All this feedback was discussed in detail last Monday (6 May) in a feedback round with around 40 colleagues, and including delegates from the Works and Students Councils. Essential questions were addressed, such as: what is our shared vision of a socially safe university, what can we do now (concrete actions in the short term), what can be fitted in at the same time, and what will be needed additionally? Above all, what is needed to structurally ensure social safety at our university in the long term? How can we make social safety values part of our daily work and study culture? How do we become a university that we can be proud of in all respects, and where everyone can enjoy working and studying?

What next?

This week we are still working hard on the final version of the plan to submit to the Inspectorate. Once submitted, the plan will be available on this page. After that, it will continue to be updated regularly, as this plan is a starting point for change, not a finishing line.

In the coming period, the Executive Board will be attending faculty spring meetings where social safety is on the agenda, as well as attending (informal) faculty and management meetings already scheduled, in order to stay in touch and listen. Discussions with students will, of course, also take place in the coming period.

The Supervisory Committee would like to thank everyone for their feedback, ideas and suggestions. We take all feedback to heart and will continue to do so.

Update van de Begeleidingscommissie:

Hoe we bewegen naar een sociaal veilige TU Delft?

De afgelopen periode hebben we binnen TU Delft uitgebreid stilgestaan bij het thema ‘sociale veiligheid’, een onderwerp dat niet alleen nu, maar doorlopend aandacht vraagt van ons allemaal. Ook na 15 mei: de dag waarop het veranderplan met de Onderwijsinspectie wordt gedeeld.

Waardevolle input

De laatste weken is hiervoor veel input opgehaald. Tijdens speciaal georganiseerde bijeenkomsten, verdiepende sessies, reguliere (team)overleggen, maar ook via informele ontmoetingen bij het koffiezetapparaat en in de wandelgangen hebben collega’s en studenten waardevolle inzichten en ideeën gedeeld, zorgen geuit en ervaringen uitgewisseld. Alleen al in de ideeënbus zijn ruim 320 reacties binnengekomen.

Ook Prof. Naomi Ellemers, organisatiepsycholoog van de Universiteit Utrecht en voorzitter van de adviescommissie van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen over sociale veiligheid op de Nederlandse universiteiten, deelde nuttige inzichten en direct bruikbare handreikingen tijdens een sessie met leidinggevenden van onze universiteitsdienst, faculteitssecretarissen, decanen en het bestuur.

Met de theatervoorstelling Mindlab gingen we met leidinggevenden in gesprek over wat een prettige en veilige werkomgeving is, hoe we hier samen aan kunnen werken en wat ieders eigen verantwoordelijkheid daarin is. Door een veilige omgeving te creëren zijn dilemma’s bespreekbaar en is er ruimte voor een open gesprek.

Inbedding reacties

Een veel gehoorde reactie van collega’s en studenten in de laatste weken was om vooral niet te snel richting  hapklare oplossingen te willen gaan. Want (cultuur)verandering is niet mogelijk zonder erkenning van wat er fout gaat. Daar kan je niet zomaar overheen stappen. Daarom is het belangrijk om leed dat mensen hebben of nog steeds ervaren binnen  onze universiteit te (h)erkennen. Dat vraagt nu eerst om ruimte geven, daarbij stilstaan, luisteren en reflecteren. Pas dan kunnen we echt het gesprek voeren over de toekomst. Over wat nodig is om TU Delft sociaal veiliger te maken.

Actie versus verandering

Het beoogde actieplan voor de inspectie is daarom omgebogen naar een veranderplan. Een document dat we ook na oplevering aan de Onderwijsinspectie met elkaar blijven ontwikkelen en waar we samen verder invulling aan geven. In het plan aan de Inspectie van 15 mei wordt al zoveel mogelijk recht gedaan aan de input die in de afgelopen weken is opgehaald. Input die nu nog niet kan worden meegenomen zal op een later moment worden benut in het verandertraject.

Inmiddels is een eerste versie van het veranderplan opgeleverd, waarop veel collega’s feedback hebben kunnen geven. Al deze feedback werd afgelopen maandag (6 mei) nog eens uitgebreid besproken in een feedbackronde met ongeveer 40 collega’s, waaronder afgevaardigden van de OR en de SR. Essentiële vragen kwamen daar aan bod, zoals: wat is onze gedeelde visie op een sociaal veilige universiteit, wat kunnen we nu al doen (concrete acties op korte termijn), wat is tegelijkertijd goed in te passen, en wat is nog extra nodig. Bovenal: wat is nodig om sociale veiligheid structureel in onze universiteit te borgen, ook op lange termijn? Hoe kunnen we de waarden op het gebied van sociale veiligheid omarmen als onderdeel van onze dagelijkse werk- en studiecultuur? Hoe worden we een universiteit waar we in alle opzichten trots op kunnen zijn en waar het fijn werken en studeren is voor iedereen?

Hoe nu verder?

Deze week wordt nog hard gewerkt aan de laatste versie van het plan dat richting de Inspectie gaat. Zodra dit plan is ingediend, zal het beschikbaar zijn op deze pagina. Daarna zal het nog regelmatig worden geüpdatet, want dit plan is het startschot voor verandering en geen eindstreep.

Het College van Bestuur gaat de komende periode deelnemen aan voorjaarsbijeenkomsten bij de faculteiten waar het onderwerp sociale veiligheid op de agenda staat en zich aansluiten bij al geplande (informele) bijeenkomsten van de faculteiten en directies om in gesprek te blijven en te luisteren. Vanzelfsprekend zijn de gesprekken met studenten die de komende periode ook worden gevoerd.

De begeleidingscommissie bedankt iedereen voor het leveren van feedback, ideeën en suggesties. Alle feedback nemen we ter harte en dat zullen we blijven doen.