Student Portal

Visit Student portal

Categories

Archive

Disclaimer

De meningen ge-uit door medewerkers en studenten van de TU Delft en de commentaren die zijn gegeven reflecteren niet perse de mening(en) van de TU Delft. De TU Delft is dan ook niet verantwoordelijk voor de inhoud van hetgeen op de TU Delft weblogs zichtbaar is. Wel vindt de TU Delft het belangrijk - en ook waarde toevoegend - dat medewerkers en studenten op deze, door de TU Delft gefaciliteerde, omgeving hun mening kunnen geven.

Meta

Privacy enhancing measures for Microsoft 365 apps

Posted on 03/02/2023 by

A privacy-enhancing change has been made to a section of Microsoft 365 Apps for employees and students. That’s the new name for Microsoft Office, this suite includes software like Outlook, Excel, Word and PowerPoint. Currently both connected experiences and optional connected experiences are available for @tudelft.nl Microsoft licenses. Optional connected experiences are disabled from December 20, 2022 onwards for employees and from February 7, 2023 for students. ‘Normal’ connected experiences will remain available.

Why this change?
​​​​​​​Connected experiences in Microsoft 365 Apps provide additional functions for endusers. These connected experiences are part of the processing agreement with Microsoft where Microsoft is considered the ‘processor’. For this reason, it was chosen to allow connected experiences. However, optional connected experiences are not part of this processing agreement. To ensure employee and student privacy and information security, the use of optional connected experiences will no longer be available.

What does this mean?
In practice, this means that some additional functions will no longer work on devices where an @tudelft.nl Microsoft license is used. Examples of these functions are ‘Insert online video’, ‘research’ and ‘resume assistant’. The IT department is aware that this may be experienced as inconvenient. After careful consideration, the IT department preferred privacy over functionality.

The functionality no longer available:

  • GIPHY service sending GIFs in Teams chats
  • URL preview service
  • 3D Maps
  • Map chart in excel
  • Research
  • Similarity checker
  • Smart Lookup
  • Insert Online 3D Models
  • Insert Online Pictures
  • Insert Online Video
  • Interesting Calendars in Outlook for iOS and Android
  • Location suggestions in Outlook for iOS and Android
  • PowerPoint QuickStarter
  • Researcher in Word
  • Travel time estimates in Up Next in Outlook for iOS and Android
  • Weather Bar/ Weather in de calendar
  • Feedback (web portal)
  • Office add-ins​​​​​​​
  • Resume Assistant (or CV Assistant)

For more information on the above mentioned functionalities please visit https://docs.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/concepts/privacy-and-security#optional-connected-experiences

__________________________________________________

Privacyverbeterende maatregelen voor Microsoft 365-apps

Er is voor medewerkers en studenten een privacy bevorderende wijziging doorgevoerd in een onderdeel van Micrsoft 365 Apps. Dat is de nieuwe naam voor Microsoft Office, deze suit bestaat onder andere uit Outlook, Excel, Word en PowerPoint. Momenteel zijn zowel verbonden ervaringen (ook wel bekend als ‘connected experiences’) en optionale verbonden ervaringen (ook wel bekend als ‘optional connected experiences’) geactiveerd op @tudelft.nl Microsoft licenties. Per 20 december 2022 zijn optionele verbonden ervaringen uitgeschakeld voor medewerkers. Per 7 februari 2023 wordt dit ook voor studenten uitgeschakeld. ‘Normale’ verbonden ervaringen blijven wel beschikbaar.


​​​​​​​Waarom deze verandering?
​​​​​​​Verbonden ervaringen in Microsoft 365 Apps bieden functionele meerwaarde wat door gebruikers wordt gewaardeerd en gebruikt. Deze verbonden ervaringen zijn onderdeel van de verwerkersovereenkomst met Microsoft waarbij Microsoft de ‘processor’ is. Om deze reden is er voor gekozen om verbonden ervaringen toe te staan. Optionele verbonden ervaringen zijn echter geen onderdeel van deze verwerkersovereenkomst. Om de privacy en informatiebeveiliging van medewerkers en studenten te waarborgen is het gebruik van optionele verbonden ervaringen niet meer mogelijk.

​​​​​​​Wat betekent dit?
​​​​​​​In de praktijk betekent dit dat enkele additionele functies niet meer zullen werken op apparaten waar gebruikt wordt gemaakt van een @tudelft.nl Microsoft licentie. Voorbeelden van deze functies zijn ‘Insert online video’, ‘research’ en ‘resume assistant’. De directie ICT is zich ervan bewust dat dit mogelijk als beperkend of hinderlijk ervaren kan worden. Na zorgvuldige overweging wordt privacy verkozen boven functionaliteit.

De functionaliteit die niet meer beschikbaar zijn:

  • GIPHY service voor het versturen van GIFs van Teams chats
  • URL preview service
  • 3D Maps
  • Map chart in excel
  • Research
  • Similarity checker
  • Smart Lookup
  • Insert Online 3D Models
  • Insert Online Pictures
  • Insert Online Video
  • Interesting Calendars in Outlook for iOS and Android
  • Location suggestions in Outlook for iOS and Android
  • PowerPoint QuickStarter
  • Researcher in Word
  • Travel time estimates in Up Next in Outlook for iOS and Android
  • Weather Bar/ Weather in de calendar
  • Feedback (web portal)
  • Office add-ins
  • Resume Assistant (or CV Assistant)

Voor meer informatie over bovenstaande functionaliteit zie: https://docs.microsoft.com/en-us/office/dev/add-ins/concepts/privacy-and-security#optional-connected-experiences

Posted in General   permalink 

Comments are closed.

© 2011 TU Delft